Tietosuojakäytäntö

Rekisterinpitäjä

Suomen Huuli-suulakihalkiopotilaat SUHUPO ry

info@halkio.com

Y-tunnus 2292283-1

Henkilötietorekisterin sisältö, henkilötietojen keräämisen peruste ja tarkoitus

SUHUPO ry sekä yhdistyksen verkkokauppa osoitteessa www.halkio.com keräävät ja käsittelevät asiakkaan henkilötietoja jäsenrekisterin ylläpitämistä, aktiivijäsenten eli Hymytiimin ylläpitämistä, jäsenmaksun laskutusta, tapahtumien osallistujalistaa, uutiskirjeen lähettämistä, verkkokaupan tilausten toimittamista ja tarvittaessa yhteydenottoja varten. Henkilötietoja kerätään verkkosivuilla olevalla jäseneksi liittymislomakkeella sekä verkkokaupassa tilausten tekemisen yhteydessä. Tietolähteenä ovat jäsenen tai asiakkaan itsensä ilmoittamat tiedot. Yhdistys voi järjestää sosiaalisen median kanavissa (Instagram ja Facebook) arvontoja. Arvontojen yhteydessä henkilötietoja voidaan pyytää arvontavoiton toimittamista varten. Kaikissa yhteyksissä yhdistys kerää ainoastaan välttämättömät henkilötiedot.

Yhdistys kerää ja käsittelee jäsenrekisterin henkilötietoja perustuen yhdistysten lainsäädännölliseen velvoitteseen jäsenrekisterin ylläpitämisestä. Jäsenrekisterin tietoja käytetään myös uutiskirjeen lähettämiseen, jonka vastaanottajina ovat kaikki yhdistyksen jäsenet. Verkkokauppatilausten yhteydessä kerätyt tiedot tai arvontojen voittajilta pyydetyt tiedot ovat välttämättömiä tilausten tai arvontapalkinnon toimittamiseksi. Tapahtumien osallistujilta kerätään tiedot osallistujamäärän selvittämiseksi, osallistumisen varmistamiseen sekä mahdollisiin yhteydenottoihin. Erityisruokavaliotiedot ja lasten iät kerätään tapahtumien ohjelman ja tarjoiluiden järjestämiseksi.

Yhdistys voi järjestää myös anonymisoituja kyselyitä verkkolomakkeella tai pyytää tapahtumien yhteydessä palautetta paperi- tai verkkolomakkeilla. Kyselyissä ja palautteissa henkilötietoja ei kerätä.

Jäsenrekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:

• Nimi
• Syntymäaika
• Sähköpostiosoite
• Asuinpaikkakunta
• Tieto mahdollisesta ainaisjäsenyydestä

Tapahtumiin osallistujilta kerättävät tiedot voivat sisältää:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Asuinpaikkakunta
• Lapsen nimi ja ikä
• Erityisruokavaliot ja allergiat

Verkkokaupan tilausten yhteydessä kerättäviä tietoja ovat:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Osoite, postinumero ja postitoimipaikka

Henkilötietojen pyytäminen ja säilytys

Jäsenellä ja asiakkaalla on henkilötietolain mukaisesti oikeus tietojensa tarkistamiseen sekä tietojen poistamiseen. Tietojen tarkistaminen tulee pyytää kirjallisesti sähköpostilla ja pyynnön esittäjän on pyydettäessä vahvistettava henkilöllisyytensä. Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden voimassaoloajan eli toistaiseksi. Jäsenrekisteristä tiedot poistetaan, jos jäsenyydestä eroaa tai jäsen erotetaan maksamattomien jäsenmaksujen takia. Eronneen poistetaanjäsenrekisteristä kuukauden kuluessa eroilmoituksesta. Erotettavan jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä kuusi kuukautta toisen maksamattoman jäsenvuosimaksun laskun eräpäivän jälkeen. Verkkokaupan tilausten yhteydessä annetut henkilötiedot poistetaan kuusi kuukautta tilauksen toimittamisen jälkeen. Tapahtumiin osallistujien tiedot säilytetään kaksi kuukautta tapahtuman jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovutus

SUHUPO ry:n jäsenrekisterin tietoja voivat tarkastella ainoastaan yhdistyksen hallituksen henkilöt, jotka vastaavat jäsenrekisteristä. Tiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen jäsenrekisterijärjestelmään. Verkkokaupan tilausten yhteydessä annetttuja tietoja voivat tarkastella kaikki yhdistyksen hallituksen jäsenet. Lisäksi jäsenrekisterin henkilötiedot ovat saatavilla Populon -jäsenrekisterin palveluntarjoajalle sekä Webnode AG verkkosivujärjestelmälle. Verkkokauppatilausten henkilötiedot ovat myös saatavilla Webnode AG verkkokauppajärjestelmälle sekä rahtipalvelulle (Posti Oyj). Verkkokaupan tilausten yhteydessä annettuja tietoja voidaan luovuttaa myös SUHUPO ry:n yhteistyöyrityksille, jos tuote toimitetaan suoraan toisen yrityksen varastosta. Nämä kolmannet osapuolet ovat välttämättömiä, jotta jäsenrekisteri ja verkkokauppa voidaan toteuttaa. Tapahtumien osallistujien tietoja voivat tarkastella kaikki yhdistyksen hallituksen jäsenet sekä tapahtuman järjestelyihin osallistuvat aktiivijäsenet eli Hymytiimiin kuuluvat henkilöt. Tiedot on tallennettu yhdistyksen Google Drive -pilvipalveluun, johon on käyttöoikeuteen perustuva rajattu pääsy vain edellä mainituilla tahoilla.

Rekisteröidyn oikeudet ja käytäntöjen muutokset

Tekemällä tilauksen verkkokaupassa, rekisteröitymällä jäseneksi tai ilmoittautumalla tapahtumaan asiakas tai jäsen on tietoinen ja hyväksyy tietosuojakäytännöt. Rekisterinpitäjällä on oikeus päivittää tietosuojakäytäntöjä milloin tahansa. Rekisteröidyllä jäsenellä tai asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilön oman näkemyksen mukaan hänen henkilötietojensa käsittelyssä ei ole noudatettu soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojakäytännöt tulevat voimaan 4.8.2026